Rutina diaria para un Project Manager IT remoto

Imagen por Alix Gallardo

Un project manager es una persona que liderea y controla lo que se hace y lo que se va a hacer de acuerdo a entregables dentro de un proyecto determinado (tiempos estipulados de acuerdo a la necesidad del cliente y la capacidad del equipo).

El ritual diario de un project manager es muy importante porque define la cultura de trabajo y ayuda a la retención y motivación del equipo logrando tener una estructura definida y probada para la vida de cada proyecto. El éxito de un project manager se refleja en el compromiso y satisfacción de cada uno de los integrantes del equipo.

Capacidad de organización, comunicación eficaz, atención al detalle, administración y priorización del tiempo son habilidades que un project manager debe desarrollar y perfeccionar después de prueba y error para crear su propio proceso como PM.

Desafortunadamente en muchos casos, los project managers son vistos como personas ajenas al proyecto, indiferentes y con cero conocimiento técnico. Recomiendo ampliamente que si quieres ser project manager, aparte de contar con las habilidades anteriores, debes de aprender sobre la industria. Involucrarte técnicamente para saber los tiempos de cada proceso y flujos de trabajo cada integrante de tu equipo. Es vital.

  • Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles son aquellas que nos ayudan a pensar y actuar de una forma rápida para tener ciclos cortos en producto, iteraciones rápidas, detección de bugs, entregas de valor tempranas a clientes y a equipo interno, generando colaboración e interacción entre cada uno. Es importante incluir estas metodologías y herramientas similares para adaptarnos a cualquier situación o escenario y así poder entregar productos de valor. Lo más importante sobre las metodologías ágiles son los principios:

  1. Los individuos y las interacciones están por ENCIMA de los procesos y las herramientas. Todo el equipo participa y se involucra en el proceso.
  2. Tener el producto funcional está por ENCIMA de la documentación. Realizar entregas con más frecuencia nos permite identificar posibles bugs e iterar a tiempo si es necesario.
  3. Colaborar con el usuario está por ENCIMA de la negociación del contrato. Siempre se busca la satisfacción del usuario a través de un continuo aprendizaje para realizar entregas del producto que generen valor al mismo.
  4. Adaptarse y responder al cambio está por ENCIMA de cualquier plan existente. Se aceptan nuevas funcionalidades de último momento, siempre estamos aprendiendo del usuario y tener que buscar una ventaja competitiva ante el usuario.
Ilustración de Mart Virkus
  • Cascada: Mientras se tenga una visión de a dónde se quiere llegar, se planifican los pasos para llegar a ese objetivo en concreto. Va muy acorde para el desarrollo de producto mínimo viable, ya que después que el producto es funcional se trabaja en pulir y mejorar cada detalle. El reto está en agilizar cada paso para que el ciclo de inicio a fin sea corto y se ahorren tiempos para iteraciones. En ese punto es donde se mezcla con una metodología ágil.
Imagen de Existek — Software Development Company
  • SCRUM: Scrum es un término extraído del Rugby, se refiere a la formación fija cuya función es disputar el balón.

Nunca usé Scrum pero te comparto lo siguiente:

El ciclo de vida de los proyectos es iterativo e incremental. En una metodología SCRUM Se realizan entregas regulares y parciales por medio de sprints*. Los roles son: Stakeholder/equipo, product holder/owner y scrum master. Puedes aprender más aquí.

Imagen de Russell Tate
  • Metodología Kanban: Es una palabra de origen japonés que significa tarjeta. Se puede definir como un sistema de flujo que permite, mediante el uso de tarjetas=señales, la movilización de unidades a través de una línea de producción mediante una estrategia pull.

Es un tablero visual que se usa para entender los procesos del flujo de trabajo. El tablero está compuesto por columnas que llevan el nombre de cada proceso y se agrega una tarjeta con una tarea que se mueve de columna en columna de acuerdo al status específico de esa tarea o actividad.

Las columnas más conocidos y básicas para este flujo son:

To do / Tareas por hacer

Doing /Tareas en proceso

Done / Tareas completadas

Las ventajas de usar un tablero Kanban son las siguientes:

  1. El equipo tiene conocimiento de lo que se esta haciendo. Vision gráfica de un flujo de trabajo del equipo, lo que viene, lo que se esta haciendo y lo que ya se completó.

2. Una rebanada de pastel para cada quien. El equipo tiene un equilibrio de trabajo y se evita la saturación.

3. Seguimiento y evaluación de trabajo individual.

4. Fijación de metas y mejora en tiempos de entrega.

App Kanban recomendada: El rey de todas, Trello.

Trello Homepage image — Board example

Pivotal trackers son herramientas que usan la metodología SCRUM. Traquean y dan seguimiento a cada una de las tareas, asignándoles un nivel de complejidad para estimar el tiempo requerido de cada una aumentando la eficiencia y administración del esfuerzo del equipo. Las tarjetas se dividen en: Current, Backlog e Icebox .

Pivotaltracker.com Homepage image — Web and App example

Aquí el proceso:

  1. Se levantan los requerimientos del proyecto: Icebox — Dentro se colocan: Ideas, features, requerimientos, historias de usuario “como usuario, puedo ver un botón para cerrar cesión”.
  2. Estimación de complejidad y prioridad: Complejidad de la tarea, 1,2,4,8 (Escala de puntos de acuerdo al proyecto)

3. Backlog-Stories: Agregar a la lista del Backlog de acuerdo a prioridades

4. Entrega de historias: Descripción, etiquetas, tareas y actividad. Son probadas en ambientes de producción.

5. Aceptación de historias: Todo funciona de acuerdo al requerimiento inicial.

6. Se libera en un ambiente de producción.

7. Es rechazado si no se cumple con el requerimiento inicial y se marca como “re-started”.

9. Iteraciones: Si se necesitan cambios, se agregan a las iteraciones y estas están planificadas de acuerdo al tiempo en que un integrante tarda en “mejorar” esa tarea.

10. Sprints* retrospective: ¿Qué se hizo bien?, ¿Qué se puede mejorar? y ¿Qué nos comprometemos a hacer en el proximo sprint?

*Sprint = Esfuerzo de aceleración en un periodo de tiempo. Un sprint es un intervalo en donde se entrega una parte del 100% del proyecto en menos de un mes.

Las herramientas de pivotal pueden ser sustituidas también por Kanban.

Trello.com
asana.com
https://monday.com/
  • Metodología Lean Startup: Los tres pilares de esta metodología son CREAR, MEDIR y APRENDER. Con este método se logra acortar los ciclos de desarrollo, medir el progreso y ganar una valiosa retroalimentación por parte de los clientes. De ahí nace el MVP o producto mínimo viable.
Imagen de Sidebench

1.Haz contacto con cada uno de los integrantes. Desde un “Buenos días, ¿todo bien?” en slack, hasta una llamada grupal para el sprint o algún update.

2. El equipo de ventas debe de trabajar con tu equipo de producto. ¿Por qué? Debe de existir una empatía entre lo que se construye, entre usuarios y entre los clientes para que no pierdan el foco y se venda algo que no existe o peor aún, es imposible de hacer para tus usuarios.

3. El éxito de cada proyecto depende de la organización y estructura de cada equipo, pero antes que nada de cada individuo. Asegúrate que los integrantes de tu equipo cuenten con las herramientas necesarias para crear su propio proceso de trabajo.

4. El recurso más importante que tienes, es tu equipo. Motívalo e inspíralo, incluso en los momentos con más carga de trabajo. Estás tratando con humanos, no con tarjetas pendientes.

Ilustración por Lynne Cazaly

Recuerda que las metodologías y herramientas que desees usar dependen del tipo de proyecto, del equipo y de los objetivos.

Y tú, ¿Cuáles usas?

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